檔案袋印刷要注意形成年度并不等同于文件落款的年度，因此分年度并不意味著同一檔案盒內(nèi)的文件都是一個(gè)年度形成的。例如，跨年度形成的文件，在某一年度整理歸檔的，應(yīng)當(dāng)一起放人歸檔的年度中。

不同保管期限的歸檔丈件不應(yīng)放入同一檔案盒，不同機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)形成的歸檔丈件不應(yīng)放在同一檔案盒，即使某些機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)形成的文件數(shù)a少，裝不滿(mǎn)一盒時(shí)，也不宜將其混人其他檔案盒，而應(yīng)當(dāng)通過(guò)使用不同厚度的檔案盒來(lái)解決。應(yīng)視文件的厚度選擇厚度適宜的檔案盒，盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個(gè)整體，站立放置時(shí)使文件彎曲受損。有時(shí)某個(gè)類(lèi)目的幾份文件不夠裝滿(mǎn)一個(gè)檔案盒，應(yīng)選用厚度較薄的檔案盒或橫置式的檔案盒。檔案盒只是歸檔文件的裝具，不具備保管單位的作用。因此，并不要求同一事由的歸檔文件必須在同一檔案盒內(nèi)，只須按照排列的先后順序依次裝盒;一盒裝滿(mǎn)后，順次裝人下一盒即可。