一、適用范圍

　　1、 用戶特征

　　◆ 普通意義上的政府、事業(yè)、企業(yè)用戶，檔案的管理沒有明顯的行業(yè)特征，可以經過簡單的設置滿足管理上的個性;

　　◆ 只負責管理本單位的檔案，不負責其它相關單位或下屬單位檔案的保管和利用;

　　◆ 雖然有寵大的分支機構存在，但初期建設只到總部。

　　2、 檔案管理機構的形式

　　檔案管理機構以檔案室、檔案科、檔案處等形式存在，集中管理本單位產生的各類檔案信息。

　　二、信息管理的種類

　　主要包括文書檔案、科技檔案、工程檔案、基建檔案、會計檔案、聲像檔案、照片檔案、實物檔案、合同檔案、設備檔案等以及圖書、期刊、情報等資料。

　　三、方案組成

　　標準解決方案以“飛揚綜合檔案管理系統(tǒng)(單全宗)版本為基礎檔案管理平臺，在此平臺的基礎上結合全文檢索、OCR、流媒體服務、圖像處理、信息加密、信息發(fā)布等眾多*技術組合而成的應用解決方案。

　　3.1檔案管理平臺

　　◆ 模板自定義技術

　　飛揚綜合檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)基于檔案管理平臺理念設計，系統(tǒng)的各個管理和應用體系均提供模板自定義技術。用戶可以在原有模板基礎上局部調整，也可以創(chuàng)建全新的模板，模板的自定義工作無須編程就可以實現(xiàn)。模板自定義技術給用戶提供了廣闊的個性空間，用戶可以快速的部署適合自身特點的檔案系統(tǒng)，并且能夠在自身需求、管理模式上發(fā)生變化時隨需應變。

　　◇ 自定義檔案管理類型及層次;

　　◇ 自定義文件管理類型及層次;

　　◇ 自定義其它管理模板類型及層次,比如查、借閱、統(tǒng)計、編研模板;

　　◇ 自定義數(shù)據庫結構;

　　◇ 自定義錄入字段及界面布局;

　　◇ 自定義檔號自動生成規(guī)則;

　　◇ 自定義報表輸出規(guī)則;

　　◇ 自定義數(shù)據排序規(guī)則;

　　◇ 自定義歸檔流水號規(guī)則;

　　◇ 自定義關聯(lián)錄入規(guī)則;

　　◇ 自定義WEB發(fā)布頁面;

　　◇ 自定義條形碼管理;

　　◇ 文件歸檔、鑒定設置;

　　◇ 歸檔整理規(guī)則設置;

　　系統(tǒng)支持對各類文件信息的歸檔整理、這些信息包括公文、從OA、PDM等業(yè)務系統(tǒng)采集的預歸檔信息等;系統(tǒng)支持多點立卷，即可以由各個業(yè)務職能處室通過本系統(tǒng)獨立進行立卷歸檔;系統(tǒng)支持改革后的文書檔案整理規(guī)則;文件信息和檔案信息的歸檔對應關系可以自定義。

　　◆ 文件自動分類、鑒定

　　系統(tǒng)提供保管期限、分類表維護功能。在此模塊中對文件設置分類、并定義好保管期限、歸屬的“目錄號”設定好歸檔范圍關鍵詞，在歸檔時系統(tǒng)會智能解析文件標題，自動分類、鑒定并形成分類號、保管期限，自動分類技術和立卷歸檔以及檔案模板中字段值設置等功能結合起來，使智能、快速歸檔成為可能。

　　◆ 主題詞自動標引

　　系統(tǒng)內置主題詞庫，并支持用戶修改主題詞;系統(tǒng)可以自動分析文件標題，實現(xiàn)主題詞的自動標引。

　　◆ 業(yè)務管理平臺

　　系統(tǒng)提供檔案的查、借閱、統(tǒng)計、編研、銷毀、保管、庫房管理、數(shù)據錄入、報表輸出、檢索查詢等完整功能，在此可以實現(xiàn)檔案業(yè)務的高效、自動管理。

　　◆ 信息利用平臺

　　可以在檔案查詢系統(tǒng)的基礎上，結合用戶的需求建立的綜合檔案信息網站，使之成為單位檔案信息的門戶。用戶可以在此網站設置不同的欄目頻道，并可實現(xiàn)對發(fā)布信息的維護更新;同時該網站更是檔案信息的發(fā)布及查詢平臺，查詢用戶可以根據自身的權限檢索、瀏覽檔案信息，并可以在此提出利用申請及預約。

　　◆ 安全防護平臺

　　信息安全是檔案信息利用的基礎，系統(tǒng)提供權限管理、數(shù)據加密、數(shù)據備份及恢復、日志管理、訪誤刪除等完整的安全防護體系，確保信息資源能夠安全存儲并安全訪問。

　　◆ 多文件瀏覽技術

　　飛揚綜合檔案管理系統(tǒng)支持多種圖形、圖像文件格式的管理和瀏覽，無需安裝相應的應用程序即可通過飛揚瀏覽器打開原文進行瀏覽，并且瀏覽器和用戶權限進行了集成，可以防止非法用戶的瀏覽、下載、打印。

　　3.2相關技術集成

　　為提高檔案管理系統(tǒng)的應用效果，飛揚綜合檔案管理系統(tǒng)和其它相關成熟的技術和應用進行了集成，這主要包括全文檢索、OCR以及流媒體服務等。通過集成，可以實現(xiàn)對檔案內容的高效檢索、掃描文件信息的自動提取及查詢、以及音視頻檔案的網絡點播等功能。

　　◆ 全文檢索

　　隨著檔案信息化建設的不斷深入，產生了大量的不同類型的電子文檔，這此信息包括數(shù)據庫、文本文件、圖形、圖像等，資料多半已不再只以結構性資料來存取，反而較偏向以半結構化或非結構化資料的存取方式，傳統(tǒng)的數(shù)據庫查找的處理效能日益銳減，存在較大不足：

　　◆ 非結構化信息的檢索問題

　　系統(tǒng)內產生的大量電子文件的內容大多數(shù)為非結構化信息，比如HTML文檔、文本文檔等，檔案管理系統(tǒng)主要對文檔的描述信息(目錄)進行檢索，找出對應的電子文件，但不能對電子文件的正文內容進行檢索。

　　◆ 無法對異質信息進行整合

　　用戶需要將各種不同來源的信息(WEB、DB、非結構化和半機構化文檔以及各應用系統(tǒng)中)整合成一個單一的信息平臺，以統(tǒng)一的入口跨信息源搜索信息。

　　◆ 查找的效率存在巨大缺陷

　　傳統(tǒng)的數(shù)據庫查找缺少必要的語義分析，與查找內容符合的信息就能夠查找出來，而沒有進一步的判斷，比如我們查找“民法”，但數(shù)據庫查找會現(xiàn)“”也同時顯示出來，數(shù)據庫查找機制會導致查找出大量的無用信息，同時對海量數(shù)據進行數(shù)據庫查找時效率呈現(xiàn)幾何級下降。

　　全文檢索技術的出現(xiàn)大大改變了我們傳統(tǒng)的信息查找模式，通過全文檢索組件，實現(xiàn)對結構化、半結構化、非結構化信息的統(tǒng)一整合，形成完整的索引數(shù)據庫，配合語義分析、智能分類、多國語義支持等技術實現(xiàn)對異質信息的快速檢索。

　　◆ 創(chuàng)建全文索引庫

　　系統(tǒng)可以對掃描完成的圖像文件(TIF格式)、各類電子文本(HTML、TXT、OFFICE格式文件)自動進行全文識別并和相應的檔案保存描述性PDI(分類和目錄)一起建立起相應的全文索引庫。

　　◆ 搜索引擎

　　用戶可以在WEB查詢系統(tǒng)中通過輸入關鍵詞，對檔案數(shù)據庫中的正文進行檢索，在檢索過程中可以設置檢索范圍，并且可以在檢索結果中再進行分層檢索，檢索出來的檔案信息可以根據權限進行再編輯，提高了文件檢索的查全率、查準率。

　　◆ 全文檢索的*功能

　　1、 可行實現(xiàn)對關系型數(shù)據庫、Html、Text、Office等來源的信息進行搜尋。

　　2、 支持「英文萬用字符(*、?)查詢」。英文單字是由多個英文字母組成的，使用者可查詢部分英文字及*(代表多于一個英文字母)或?(代表一個英文字母)的組合。

　　3、 搜尋條件具有完整的布爾邏輯運算AND、OR、NOT能力，支持復合式布爾邏輯運算查詢，并且可以配合多組左括號"("與右括號")"作關鍵詞查詢優(yōu)先級的設定，方便查詢者輸入布爾組合查詢條件。

　　4、 內建「智能型快速響應模式」(Smart cache)機制，可以提供同一種查詢條件之重復使用率，提高系統(tǒng)資源的效益。Cache儲存目錄記錄了Cache檔案所要放置的地址，經查詢過的資料或畫面，第二次再進入時，可重復使用次查詢結果。

　　5、 Unicode索引建置及查詢?？芍С侄鄧Z系(英文、繁簡體中文、日文、Unicode等)混合的文件的建置與查詢。

　　6、 中英文容錯查詢:中英文容錯功能Fuzzy Search，基于文字特性，很多名詞及詞匯依情況不同，也許衍生出通用的簡稱，或是文字次序對調。也有可能因為模糊不明確的意象，使用者希望只需要輸入一個關鍵詞，就能一并查詢性質類似或相關之信息。比如：輸入「 Network」可查到「 Appliance Network」等特定距離的詞句、輸入「產業(yè)研究」可查到「產業(yè)結構研究」、「產業(yè)….研究」等，擴展搜尋的完整性。

　　7、 提供中文字、詞查詢及英文詞組檢索: 提供中文字詞索引查詢功能，透過智能型自動斷詞技術以達到詞索引的效果，解決輸入“合資” 會找到“整合信息”等搜尋不精確的問題。支持/多字段 / 多條件檢索，來取得數(shù)據庫資料，并可跨資料表、跨信息字段進行索引建置與搜尋。提供詞索引 / 搜尋功能，濾除搜尋結果噪聲。

　　8、 中英文同義詞組查詢:系統(tǒng)內置18萬組同義詞庫，實現(xiàn)對檢索詞組的同義詞關聯(lián)查詢。

　　9、 屬性查詢(高級查詢)：支持對數(shù)據庫的字段設定檢索內容組合查詢。

　　10、智能型自然語言斷詞，詞索引能力:為提高查詢檢索的準確度，系統(tǒng)采用自然語言斷詞機制和靈活的詞索引開關，用戶可根據需要選擇詞索引或字索引。具體功能如下：

　　1) 中文句子將被自動分析與斷詞，并建立詞索引;

　　2) 詞索引功能通過開關靈活設置;

　　3) 檢索字串首先通過自動斷詞，將其斷詞結果進行組合檢索;

　　4) 提供「詞庫」編輯器，針對斷詞用的「詞庫」進行維護和調整;提高查詢的速度和準確度。該功能優(yōu)勢如下：

　　◇ 提高精確度： 輸入「民法」不會找到「」;

　　◇ 更小的索引空間：–通過詞索引的方式，索引數(shù)據庫相對字索引需要更少的磁盤空間;同樣數(shù)據量下，檢索時需要的Memory更少;

　　◇ 檢索性能高：配合高效算法，詞索引的搜索性能相對字索引平均高出3倍以上;

　　11、 近似概念詞庫檢索;

　　12、 靈活開發(fā)特殊信息源，文件格式;

　　13、 支持海量存儲;

　　14、 支持分布式架構。

　　3.3.通用接口

　　伴隨著信息化建設的加快，各單位逐漸建立起OA、MIS、ERP、PDM等系統(tǒng)(統(tǒng)稱OA)，這些系統(tǒng)產生的大量有價值的信息都需要歸檔。這就要求飛揚綜合檔案管理系統(tǒng)應能夠和眾多業(yè)務系統(tǒng)建立有效的交互，保證歸檔信息按照檔案的要求及時、規(guī)范的轉入到檔案系統(tǒng)里。通過多年的技術積累，飛揚綜合檔案管理系統(tǒng)已經和眾多涉及不同平臺的業(yè)務系統(tǒng)建立了有效的交互，保證數(shù)據順暢歸檔。